Warum Eingangsrechnungen die Buchhaltung binden
In der Spedition kommen jeden Tag Rechnungen von Frachtführern, Subunternehmern und Dienstleistern, meist als PDF per E-Mail. Jede einzelne wird geöffnet, abgetippt, kontiert, auf Skonto und Fälligkeit geprüft und für den Steuerberater nach DATEV übertragen. Einzeln ist das schnell erledigt, in Summe ist es Routine, die täglich Stunden bindet.
So bereitet FINUS eine Eingangsrechnung vor
- Erfassen. Die Rechnung kommt wie heute ins Postfach oder wird hochgeladen, als PDF oder Bild. FINUS erkennt, ob es überhaupt eine Rechnung ist.
- Auslesen. Per Texterkennung (OCR) liest FINUS Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Zahlungsbedingungen aus.
- Kontieren. Die KI ordnet die Rechnung den Konten Ihres Kontenplans zu.
- Prüfen. FINUS erkennt Skonto und Zahlungsziel und meldet doppelt eingegangene Rechnungen.
- Übergeben. Die fertigen Buchungen gehen als Buchungsstapel an DATEV.
Skonto und Fälligkeit im Blick
FINUS liest Skontosatz, Skontofrist und Zahlungsziel vom Beleg. Nennt eine Rechnung kein Zahlungsziel, rechnet FINUS die Fälligkeit aus Ihrer Standardfrist und kennzeichnet sie so — ein geschätztes Datum bleibt von einem belegten unterscheidbar.
Übergabe an DATEV
FINUS erzeugt den Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) für den Import in DATEV Unternehmen online. Berater- und Mandantennummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater; er arbeitet weiter in DATEV, wie er es gewohnt ist. Arbeitet Ihre Buchhaltung mit Lexware, übergibt FINUS die Eingangsrechnungen dorthin.
Sie behalten die Kontrolle
Unvollständige oder unsichere Belege gehen zur Prüfung an Ihr Team, statt ungeprüft in die Buchhaltung zu laufen. Auf Wunsch schalten wir einen Freigabeprozess ein: dann gibt ein von Ihnen benannter Freigeber die Rechnung frei, bevor sie weiterläuft. Verarbeitet wird in deutschen Rechenzentren — mehr unter DSGVO-konforme KI für die Logistik.
Eine Plattform mit CURA und VECTIS
Rechnungen, die per E-Mail kommen, erkennt bereits CURA im Posteingang — siehe E-Mail-Automatisierung für Speditionen. Weil FINUS, CURA und VECTIS auf derselben Plattform laufen, greifen Aufträge, Rechnungen und Zollabwicklung ineinander, statt in getrennten Werkzeugen zu liegen. Wie aus einer E-Mail ein Auftrag wird, beschreibt Auftragserfassung aus E-Mails.
Erste Ergebnisse nach 4 Wochen
Eine Einführung, kein IT-Projekt: erste Ergebnisse sehen Sie nach 4 Wochen, voller Produktivbetrieb ist nach 8–12 Wochen erreicht. Der empfohlene Einstieg in PULSE ist CURA; FINUS schalten wir frei, wenn Sie soweit sind — auf derselben Plattform, ohne zweite Einführung.