Warum Auftragsmails so viel Handarbeit kosten
Aufträge kommen in der Spedition per E-Mail: als Fließtext, als PDF-Auftrag, als Excel-Liste im Anhang. Heute liest jemand die E-Mail, sucht Relation, Termine, Gewicht und Ladungsangaben zusammen, tippt sie ins TMS, fragt nach, was fehlt, und bestätigt dem Kunden den Auftrag. Kommt danach eine Änderung, beginnt die Suche nach dem richtigen Auftrag von vorn.
Daten extrahieren oder den Vorgang bearbeiten
Viele Werkzeuge lesen die Felder aus der E-Mail und geben sie als Datensatz weiter. Damit ist das Abtippen gelöst, der Vorgang aber nicht: Rückfragen, Bestätigung und jede Folge-Mail bleiben bei Ihrem Team. CURA bearbeitet den ganzen Vorgang im Postfach:
- Lesen. CURA liest die E-Mail samt Anhängen und erkennt, dass es sich um einen Auftrag handelt.
- Anlegen. Aus der Auftragsmail entsteht ein Vorgang mit den Auftragsdaten.
- Prüfen. CURA prüft den Auftrag auf Lücken.
- Nachfragen. Fehlt eine Angabe, erkennt CURA die nötige Rückfrage und entwirft sie, statt einen unvollständigen Auftrag weiterzugeben.
- Bestätigen. Die Antwort an den Kunden liegt in Ihrer Tonalität als Entwurf im richtigen Postfach.
- Zuordnen. Folge-Mails und ihre Anhänge landen in demselben Vorgang.
- Übergeben. Die Auftragsdaten gehen auf Wunsch direkt ins TMS.
Drei Arten von Lösungen
- Reine Datenextraktion.
- Das Werkzeug liest die Felder aus E-Mail und Anhang und gibt sie weiter. Das passt, wenn Ihre Aufträge in festen Formaten kommen und der Rest des Vorgangs ohnehin bei Ihrem Team bleiben soll.
- TMS mit KI-Erfassung.
- Der Anbieter Ihres TMS erfasst Aufträge im eigenen System. Das passt, wenn Sie alles im TMS halten wollen; Antworten im Postfach, Eingangsrechnungen und Zoll deckt es in der Regel nicht ab.
- E-Mail-Backoffice.
- Die KI arbeitet am Postfach und bearbeitet den Vorgang von der Auftragsmail bis zur Bestätigung, einschließlich Rückfragen und Folge-Mails. Hier steht PULSE. Welche Anbieter zu welchem Typ gehören, zeigt der Anbietervergleich 2026.
Übergabe ins TMS
Die Auftragsdaten übergibt CURA auf Wunsch direkt ins TMS — über eine Programmierschnittstelle (API) oder als Klick-Vorschlag, den Ihr Sachbearbeiter übernimmt. Als Schnittstellen zu einem TMS führt synetra CargoSoft, Scope von Riege Software und SLS Works. Steht Ihr TMS nicht auf der Liste, klären wir die Anbindung im Gespräch. Ihr TMS bleibt, wie es ist.
Folge-Mails im selben Vorgang
Nach dem Auftrag kommen Änderungen, Nachträge und Statusanfragen. CURA ordnet sie über Referenzen wie die Auftragsnummer, den Absender und den Betreff demselben Vorgang zu. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, entscheidet ein Mensch, statt dass die KI rät. Was vor dem Auftrag kommt, beschreibt Frachtraten- und Buchungsanfragen automatisieren.
Im Outlook, ohne Add-in
PULSE arbeitet am Postfach selbst: Entwürfe, Kategorien und Ordner erscheinen direkt im gewohnten Outlook, ein Add-in ist optional. Die KI sendet nicht selbst — Ihr Sachbearbeiter prüft und klickt senden. Welche E-Mails CURA außer Aufträgen bearbeitet, steht unter E-Mail-Automatisierung für Speditionen.
Erste Ergebnisse nach 4 Wochen
Eine Einführung, kein IT-Projekt: nach 4 Wochen sehen Sie die ersten erfassten Aufträge, voller Produktivbetrieb ist nach 8–12 Wochen erreicht. CURA ist der empfohlene Einstieg in PULSE.